Tekstit

Assistentin arkea: Assistentin vaikutusvalta ja mahdollisuudet vaikuttaa asioihin työpaikalla

Kuva
Nykyassistentti on johtajalle tärkeä työpari, joka tukee häntä ja tekee tilanteet ja olosuhteet sellaisiksi, että työskentely on helppoa ja mukavaa. Assistentti on se, joka päättää mitä ja miten hän esittelee asiansa päättäjälle - lobbaa ja ajaa yrityksen asioita.

Assistentin todellinen valta työpaikalla edellyttää sitä, että hän on sisäistänyt yrityksen kulttuurin, arvot ja tavat. Hän edustaa yrityksen arvoja ja luo näillä perustan luottamukselliselle kommunikoinnille esimiehensä ja tiiminsä kanssa. Ei yrityksen toimitusjohtaja ehdi miettiä esim. kokousjärjestelyjen yksityiskohtia, eikä kuulukaan. Tai jos miettii, on joku pahasti pielessä yrityksen prioriteeteissa ja johtamisen arvostuksessa. Lähtökohta on, että assistentti tietää, mitä halutaan, toimii itsenäisesti ja tekee siten hankintapäätökset. Assistentti on itseohjautuva teho- ja tietopakkaus, jolla on yrityksen toimintakokonaisuus hallussa. Hän keventää muiden työtaakkaa, säästää toiminnallaan rahaa, järkeistää toimintatapo…

Ketkä ovat vuoden 2017 kiinnostavimmat yhteistyökumppanit ja mitä uutta heillä on luvassa vuodelle 2018?

Kuva
ToimistoSissien jäsenistö, yritystapahtumien järjestelyistä vastaavat sihteerit ja assistentit tietävät, missä palvelu pelaa. ToimistoSissit äänestävät vuosittain palveluntarjoajista parhaat. Lue tästä, ketkä ovat tehneet vaikutukset ToimistoSisseihin. Ketkä ovat vuoden 2017 kiinnostavimmat yhteistyökumppanit?

SissiSuosikit-äänestys selvitti muun muassa, mistä 2600-jäseninen sihteerien ja assistenttien verkosto on löytänyt parasta palvelua, vaikuttavimman kokoustilan tai kiinnostavimman ohjelmatarjonnan. Otimme nyt voittajia haastatteluun ja tenttasimme, mitä heillä on luvassa vuodelle 2018.

Vuoden löytö 2017: LAPLAND HOTELS Mitä uutta: Vuoden 2018 uutuuksiin Lapland Hotelsin hotellijohtaja Janne Mönkkönen listaa muun muassa kesällä Helsingin Bulevardille aukeavan uuden hotellin: – Hotellissa on paljon laadukasta majoitusta vaativaankin makuun. Uuden hotellin ravintola tulee olemaan jotain aivan poikkeuksellista Helsingissä. Samoin tiloissa voi järjestää yksityistilaisuuksia aivan hu…

Assistentin arkea: Lusmuilinko?

Kuva
Mietin missä sinä olet juuri nyt? Päätteellä työpöytäsi ääressä, kahvilassa lämpimän juoman kera, kännykkä kourassa vasta matkalla töihin kenties vai etätyössä kotisohvalla? Mitä on etätyö? Talvisenä päivänä, marraskuussa, päätin antaa ajatuksen etäpäivälle ja toteuttaa sen, virallisesti ensimmäistä kertaa elämässäni.
Etätyöllä tarkoitetaan työnantajan kanssa sovittua työnteon mallia, jossa työ tehdään joko osin kotona tai sitten työnantajan eri toimipisteissä, työkohteissa, asiakkaan luona tai matkoilla. Etätyö on kiinteästä työpaikasta ja työajasta riippumatonta työtä, joka sisältää kolme elementtiä: ajallisen jouston, jouston työn tekemisen paikassa sekä tekniset välineet, joilla työ toteutetaan ja joiden avulla ollaan yhteydessä muihin. Teksti: Työterveyslaitos ja Suomen ympäristökeskus
Reipas kävely metrolta vei Roberts Coffeen, takeaway-aamulaten kautta kohti Helsinkin Pohjois- Esplanadia ja Technopoliksen Umaa. Olin lähtenyt hyvissä ajoin matkaan. Kiireetön fiilis toi, normaalis…

ToimistoSissit testaa: MOW Stargate, uudenlainen paikka tehdä töitä

Kuva
ToimistoSissit pääsivät vierailemaan MOW Stargatessa Ruoholahdessa. Stargate on Mothership of Work:in elokuussa avattu toinen tila. Jos et tiedä, mikä Mothership of work on, niin jatka lukemista.
Kyseessä on siis yhteisöllisistä työtiloista, joista yrittäjät, yritykset ja freelancerit voivat vuokrata työtilan itselleen. Mothership of work  (MOW) sai alkunsa Pikku Roobertinkadulta helmikuussa 2016 ja nyt elokuussa he avasivat uuden toimipisteen Ruoholahteen entisiin Altian tiloihin. MOW tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja aina yhden päivän päiväpassista vakituiseen ”asukas"-sopimukseen. Eri jäsenyyksillä saa eri palveluita: päiväpassiin sisältyy mahdollisuus tulostaa ja kahvi/tee kuuluvat hintaan, resident-sopimukseen kuuluvat yksityiset huoneet. Muita palveluita MOW:issa ovat mm. IT-tuki, lastenvahtipalvelu, sähköauton vuokrausmahdollisuus ja tietysti kaikille kuuluva aulapalvelu. MOW:issa järjestetään paljon erilaisia tapahtumia esimerkiksi leffa- ja peli-iltoja, afterworkeja tai lue…

Assistentin arkea: Oivalluksia kiireen keskellä

Kuva
Jos työ sisältää yksityiskohtien muistamista, monenlaista sisältöä ja äkillisiä deadlineja, kyseessä on luultavasti assistenttitehtävä. Edellä mainitut piirteet ovat tulleet minulle tutuiksi reilun kahden vuoden aikana KT Kuntatyönantajissa. Sihteerin työssäni tuen kahta tiimiä tilaisuuksien järjestelyissä ja asiakirjahallinnossa. Yhteistyö parinkymmenen hengen kanssa on antoisaa, mutta kiireessä se pistää omat työtavat koetukselle.

Oikeastaan kiire on se taho, jota minun tulisi kiittää työni kehittämisestä. Viimeisimmän pitkän kiirejakson aikana pistin merkille tilanteita, joissa työni kuormittaa eniten. Huomioista oli hyötyä, kun olin keväällä 2017 ToimistoSissien koulutuksessa ”Tehokkaat työskentelytavat assistentin muuttuvassa työssä”. Kouluttajamme Ulla Vilkman kannusti tekemään omaa työtä fiksummin, mikä herätti ajatuksia. Työhön palatessani aloin hiljalleen työstää ajatuksista itselleni oivalluksia.
Oivallus 1: Kokoan lyhyistä tehtävistä kokonaisuuksia. Aiemmin saatoin palloilla …

ToimistoSissit testaa: modernia designia ja suomalaista savusaunaa Löylyssä

Kuva
Ennakkokäsitykseni Löylystä perustui vain muutamien tuttujen kommentteihin kesäterassin väenpaljoudesta. Ilokseni yllätyin kuitenkin valtavan positiivisesti jo heti saavuttuani paikalle. Lähestulkoon Löylyn ovelle sijoitettu bussipysäkki pelasti syyssäältä ja sisään astuessani suuret merelle näkymää tarjoavat ikkunat veivät huomioni.

Helsinkiläiselle meri on aina jossain roolissa, asumme kaikki enemmän tai vähemmän meren läheisyydessä. Löyly on kirjaimellisesti se moderni ja suurella ympäristöä rakastavalla sydämellä sykkivä rantasauna, jota meillä kaupunkilaisilla ei vielä jokin aika sitten ollut. Puupinnoissa on hyödynnetty muutoin energiajakeena poltettavaksi päätyvä vaneriteollisuuden sorvausjäte, mahtavaa! Tämä voi asiaa tuntemattoman korvaan kuulostaa siltä, että sisustus voisi olla vähemmän tyylikäs toteutus, mutta näinhän ei tietenkään ole. Sisustus on kauttaaltaan puuta ja mustaa betonia, sanoisin että huikean tyylikästä.

Yritystilaisuuksia järjestävän näkökulmasta ainoa Löyly…

Assistentin arkea: Hyvä assistentti on johtajan tärkein kumppani!

Kuva
Kollegahaastattelussa Nathalie Vaittinen, Jokerit Hockey Clubin johdon assistentti

ToimistoSissien verkostossa on yli 2600 sihteeriä, assistenttia tai vastaavassa tehtävässä työskentelevää toimistotyön rautaista ammattilaista. Tässä joukossa piilee uskomaton määrä ammattitietoa ja kokemusta. Meitä ToimistoSissejä löytyy työelämässä hyvin erilaisin taustoin ja toimenkuvin. Mielenkiintoisia ovat myös monenkirjavat urapolut, joilla assistentin tehtäviin päädytään.

Välillä pääsemme kurkkaamaan kulisseihin, vierailemaan toistemme työpaikoilla ja tutustumaan millaisten haasteiden parissa kollegamme muissa yrityksissä painivat. ToimistoSissien johdon assistenttien ryhmä kävi tutustumassa Nathalie Vaittisen työpaikkaan Jokerit Hockey Club Oy:ssä, jossa Nathalie työskentelee johdon assistenttina.
Merkonomin oppisopimuskoulutus antoi tukevan pohjan Nathalie on työskennellyt vuodesta 2002 assistentin tehtävissä. Ylioppilaaksi valmistumisen jälkeen hän opiskeli oppisopimuskoulutuksella merk…

Assistentin arkea: Assari bloggaajana

Kuva
Sihteerit ja assistentit ovat aina olleet moniosaajia, mutta nykypäivänä heitä voisi jo kutsua tuhattaitureiksi. Jatkuvasti tulee uusia välineitä ja tehtäväkenttiä, jotka heidän oletetaan ottavan haltuun. Monien työnkuvaan on tullut mukaan firman some-kanavien päivittämistä tai yrityksen blogiin kirjoittamista, vaikkei viestintäyksikössä toimisikaan.

Itsellenikin asia tuli eteen pari vuotta sitten, kun työpaikallani Suomen Puheopistossa aloitettiin Puheenvuoro-blogin pitäminen. Kaikkien työntekijöiden toivottiin osallistuvan kirjoittamalla silloin tällöin postaus.


Aluksi hieman hirvitti tarttua toimeen, koska minulla ei ollut aiempaa kokemusta blogiin kirjoittamisesta. Pääsiassa olin lukenutkin vain harrastuksiin liittyviä, hyvin erityylisiä blogeja.

Sain kuitenkin hyviä vinkkejä eräältä kirjallisen viestinnän kouluttajaltamme. Hän myös viimeisteli tekstini, oikoi hankalia lauserakenteita ja korjasi kirjoitusvirheet. Kun olin päässyt vauhtiin, huomasin, että blogiin kirjottaminen olik…

Assistentin arkea: Verkosto on voimavara!

ToimistoSisseillä, meillä sihteereillä ja assistenteilla, on valtava osaamispääoma ja rutkasti työvuosien kerryttämää tietoa ja kokemusta. Miksi turhaan käyttäisimme kortilla olevaa työaikaa keksimällä pyörää uudelleen, kun voisimme saada apua kollegaverkostolta?

Ryhmä ToimistoSissien verkoston kehittämisestä innostuneita jäseniä kokoontui ideariiheen ja sai idean sihteerien ja assistenttien omasta blogista, jossa voisimme jakaa ajatuksia työelämästä sihteerien ja assistenttien näkökulmasta, omista oivalluksistamme ja kokemuksistamme myötä- ja vastamäessä. Tästä sai alkunsa tämä uusi Assistentin arkea -blogikategoria.

Palamme halusta kuulla, minkälaista on sihteerin ja assistentin työ eri organisaatioissa ja millaisten haasteiden edessä juuri sinä puurrat. Löytyykö sinulta vinkkejä tai kokemuksia, joita voisit jakaa meidän kanssamme?

Kutsumme kaikki toimistotyön ammattilaiset mukaan kirjoittelemaan kokemuksistaan ja ajatuksistaan sekä lukemaan Assistentin arkea -blogia. Vinkkaa blogis…

ToimistoSissit testaa: Original Sokos Hotel Presidentin luovat kokoustilat & Paola Suhosen lumoa

Kuva
Presidentin alakerran uuteen ja raikkaaseen Bistro Manuun olin käynyt jo tutustumassa avajaisten merkeissä aikaisemmin. Nyt pidimme ToimistoSissien blogi- ja somemarkkinointipalaverin Sokos Hotel Presidentin Kultaranta-nimisessä luovassa huoneessa . Sokos Matkailu- ja ravitsemuskaupan ketjunohjauksen myyntiryhmän päällikkö, Timo Saarinen, esitteli meille tiimityötilaa ja hotelliketjun uudistuksia. S-ryhmällä on kaksi hotelliketjua Sokos Hotels ja Radisson Blu Hotels.

Yksilöllinen monille - Sokos Hotellien luovat huoneet10-20 henkilön luovia huoneita tiimille tai johtoryhmälleerikoismateriaalista jumppapallo ohjeineenkeinuvia ergonomisia tuolejaseinille voi kirjoittaasähköpöydät ryhmäpöytinä Testasimme Preidentin luovan huoneen somekokouksessamme. Sähköpöydät kokoustilassa ovat hyvä lisä, sillä istuminen ei ole hyväksi ja on terveellistä, että voi myös kokoustaa seisten. Luova huone mahdollistaa rennomman kokouksen, jossa voi hyödyntää ergonomisia tuolivaihtoehtoja. Kokoustarjoiluissa …